Du document papier au document numérique
Non réductible à un simple jeu de conservation, celle-ci réduit la consultation des documents fragiles, prolonge ainsi leur « durée de vie », offre une grande capacité de stockage, permet la conduite de différentes opérations de recherche et d’intervention multiforme sur le document, et enfin, démultiplie l’accès aux documents, en particulier l’accès à distance.
Le transfert d’un document papier en document électronique permet :
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- La consultation immédiate auprès de tous les membres de votre organisation, de votre clientèle ou de vos fournisseurs.
- L’indexation, ce qui permet d’effectuer des recherches à partir de mots clés.
- La modification à volonté, le mettre à jour, le scinder, le fusionner avec d’autres documents.
- La conservation de façon sécuritaire en tant qu’archive électronique contrairement au document papier qui, lui, est sensible aux dommages causés par le feu et l’eau.
- L’élimination des coûts de stockage, d’impression, de photocopie et de distribution.
Etat civil et documents anciens
Les documents vieux de plusieurs siècles sont souvent extrêmement fragiles, rares et précieux. Consulter une copie numérique permet de ne pas avoir à manipuler physiquement ces documents et de les protéger. Cela permet aussi de réutiliser plus facilement leur contenu voire même de l’augmenter, par exemple avec l’ajout de mentions nouvelles et de permettre au lecteur de zoomer. Les documents issus de grands registres A2 peuvent être imprimables par l’utilisateur au simple format A4.