LA RELIURE POUR REGISTRES COMMUNAUX

1. Conservation pérenne

Durabilité : La reliure cousue permet de garantir une meilleure conservation des documents sur le long terme. Ces documents sont souvent destinés à être archivés pendant de nombreuses années, voire indéfiniment dans le cas des actes d’état civil.

Protection contre les dommages : Le papier et les documents reliés sont protégés des dégradations physiques (usure, déchirures, pertes de pages) ou des agressions extérieures comme la poussière, l’humidité, et même le feu (quand combiné avec des mesures de protection spécifiques).

2. Sécurité juridique

Authentification et intégrité des documents : Une reliure cousue permet de garantir l’intégrité des documents en assurant qu’aucune page n’est ajoutée ou retirée. Cela évite les falsifications, les modifications non autorisées ou la perte de pages.

Traçabilité et conformité légale : Dans certains pays et surtout en France, la législation impose la reliure cousue pour les documents officiels, tels que les registres d’état civil, pour garantir leur authenticité et conformité avec la réglementation archivistique.

3. Accès simplifié et organisation des données

Consultation facilitée : Un registre relié permet une lecture et une consultation plus aisées des documents, en particulier lorsqu’ils sont régulièrement manipulés par des agents administratifs ou par des citoyens.

Classement et archivage simplifiés : Les registres reliés sont plus faciles à classer et à organiser, ce qui améliore l’efficacité dans la gestion des archives et des documents administratifs.

4. Preuve légale et historique

Fonction de preuve : Les registres reliés servent de preuve légale en cas de litige ou de demande de vérification des actes pris par la collectivité. La forme reliée assure la valeur probante des actes officiels et administratifs.

Mémoire historique : Les registres de délibérations ou d’actes administratifs font partie du patrimoine historique d’une collectivité. Leur bonne conservation assure la pérennité de l’histoire locale et institutionnelle.

5. Conformité aux normes d’archivage public

Obligations réglementaires : De nombreuses réglementations nationales imposent aux collectivités de relier certains registres (notamment ceux d’état civil). Le respect de ces obligations garantit la légalité des pratiques administratives et l’intégrité des documents archivés.

Plusieurs lois, décrets et circulaires encadrent la gestion et la conservation des registres de délibérations, d’arrêtés, d’actes administratifs et d’état civil en France. Ces textes réglementent la forme, la tenue, la conservation, et parfois même la reliure de ces documents officiels. Voici les principales références légales :

• Législation sur les actes d’État civil

Code civil :

Article 2121-26 : Les registres de l’état civil doivent être conservés dans des conditions garantissant leur intégrité.

Article 37 et suivants (loi du 20 novembre 1940) : Relatif à la formalisation et la conservation des actes d’état civil.

Décret n° 62-921 du 3 août 1962 : Ce décret modifie certaines dispositions relatives aux actes d’état civil. Il impose notamment la tenue des registres en double exemplaire et précise les modalités de conservation.

Circulaire du 10 janvier 1995 : Elle précise les modalités de conservation des actes d’état civil, notamment les normes pour leur reliure et leur archivage. Elle recommande la reliure des registres pour garantir leur conservation et leur authenticité.

• Législation sur les registres de délibérations et d’arrêtés municipaux

Code général des collectivités territoriales (CGCT) :

Article L. 2121-23 : Les délibérations du conseil municipal doivent être inscrites sur un registre spécial et conservées dans des conditions garantissant leur sécurité et leur intégrité.

Article L. 2121-24 : Les arrêtés du maire sont inscrits sur un registre spécial qui doit également être conservé dans les mêmes conditions de sécurité.

Décret n° 2015-1465 du 11 novembre 2015 : Ce décret relatif aux registres des collectivités locales réaffirme l’obligation de tenir des registres pour les délibérations, les arrêtés et autres actes administratifs.

• Législation sur les archives publiques

Code du patrimoine (Partie législative) :

Article L. 211-1 à L. 213-6 : Ces articles traitent des archives publiques, de leur conservation et de leur communicabilité. Ils insistent sur l’obligation pour les collectivités territoriales de garantir la conservation de leurs documents.

Loi n° 79-18 du 3 janvier 1979 sur les archives : Cette loi précise les obligations des administrations en matière de conservation des documents publics. Elle est notamment à l’origine de certaines règles actuelles concernant l’archivage.

• Législation sur la reliure des registres

Instruction générale relative à l’état civil (IGREC) :

Chapitre 1, section II : Les registres de l’état civil doivent être reliés et cousus pour garantir l’inaltérabilité et éviter toute falsification. L’IGREC impose également des normes strictes concernant la qualité des matériaux et des procédés de reliure.

Circulaire du 30 décembre 2009 : Elle donne des instructions sur les règles de conservation et de reliure des registres des actes administratifs, en précisant que les registres doivent être cousus pour garantir leur sécurité.

Circulaire du 14 février 1990 relative à l’archivage des actes administratifs : Elle rappelle que les registres des actes administratifs doivent être conservés dans des conditions permettant leur pérennité, notamment par l’utilisation de reliures adaptées.

• Règlementation spécifique à la reliure et à la conservation

Normes d’archivage : Les normes ISO 9706 (relatives au papier permanent) et ISO 11798 (concernant la durabilité des encres d’archivage) sont souvent citées en ce qui concerne la conservation à long terme des documents administratifs.

Instruction du 7 août 1967 relative à la reliure des registres d’état civil : Cette instruction impose la reliure des registres dans une reliure cousue, avec des couvertures rigides, afin de garantir la sécurité et l’intégrité des documents.

Ces textes juridiques, décrets et circulaires montrent que la reliure cousue des registres administratifs et d’état civil n’est pas seulement une recommandation, mais une obligation légale dans de nombreux cas. Cela garantit leur intégrité, leur validité juridique, ainsi que leur bonne conservation pour les générations futures.

La reliure cousue des registres administratifs et d’état civil fait appel à des matériaux durables et adaptés aux conditions d’archivage à long terme, tels que le papier sans acide, les fils de coton ou de lin, le carton rigide, le tissu buckram ou cuir, et des colles neutres. Cette combinaison garantit que les documents officiels soient protégés contre les dégradations physiques, chimiques et environnementales.